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财务骨灰级Excel达人养成宝典

      我们是否反思过:日常工作中的数据分析和表格编制的工作量真有那么大吗?有没有存在“没有困难,制造困难也要上”的情形?我们的表格从字段设置、行列布局到数据格式设置,还有数据分析流程、自己的Excel操作习惯,这其中各个环节存在什么问题没?有没有可优化的地方?重庆东银控股集团贵州黔西石桥煤业有限公司财务总监罗惠民,就是一位“骨灰级”Excel达人,擅长摸索Excel的强大功能来提升工作效率。

   提升数据处理效率

   罗惠民直言,现在很多财务人已学会使用的功能也许不到Excel功能的20%。平时使用得较多一点的Excel功能有:常用函数、筛选、排序、汇总、数据透视、条件格式、数据有效性等等;其实,还有冷门一点的功能如定位、合并计算、模拟分析、单变量求解;高端一点的还有可以用来编写各种应用的VBA。先不说这些功能真正会应用的有多少,至少应该要知道Excel有这些功能,它们能做什么。“只有对Excel强大的功能有所了解,才会在遇到问题的时候,首先想到用这些功能去解决问题,而不是傻乎乎地采用手工方法。”罗惠民建议,可以看帮助、搜帖子,有需求就有学习的动力,通过自我学习解决了问题,工作效率大幅提高,就会进一步提高学习的兴趣。

   在了解了Excel的强大功能后,如果不进行持续深入的学习,同样无法掌握其基本的功能用法和实用技巧。数据处理效率低下还有一个重要的原因:满足于当前的解决方案,如果做表格时觉得数据处理效率不高、重复工作量大,请先别忙着埋头苦干,想一想,方法是不是错了?如果没错,那此方法是不是最优的?是不是该向“谷哥”、“度娘”寻求更佳的解决方案?

   罗惠民认为,大部分财务人员对Excel的强大有足够的认识,也掌握了一些常用的功能,但是,由于缺乏对这些功能的灵活运用,操作效率依然不高。比如查找替换是Excel最常见的功能之一,但大部分人对其认识也仅限于简单的查找替换。实际上查找替换可实现很多功能,利用好了可大大提高操作效率。

   不会灵活运用的另外一个表现就是在表格制作的思路上,罗惠民举例,比如每个月填报的报表大部分都是相同的,如合同汇总表、月度经营分析。这些报表都是对数据进行分析加工分析后填报的,要分析的数据每个月的表格格式都是一样的,可以通过编制公式、结合规范性的工作表命名、查找替换功能来翻新这些报表:只要将上月的报表复制一份,将基础数据放到指定的文件夹,通过查找替换来批量修改公式引用的表格就可实现本月报表的统计分析,省却了大量重复劳动,极大地提高工作效率。

   Excel数据处理工作中还潜伏着一个无形杀手,就是不良的操作习惯。”罗惠民特别强调,部分财务人员由于Excel知识缺乏,遇到问题只有使用笨办法来解决,久而久之,养成了不好的操作习惯,而这些习惯甚至又进一步给数据处理造成了障碍。他又举例道,在清单型的表格中习惯性地使用多行表头、斜线表头、合并单元格等等,习惯性地在清单型表格内插入小计行,而这些不良的操作习惯给后期的数据处理带来很大的障碍,极大影响了数据处理效率。

   Excel要充分发挥其强大的数据分析功能有一个基本前提:表格设计合理和数据录入规范。这就要求我们使用Excel时要具备良好的数据管理理念。”罗惠民进一步解释,数据管理理念是金字塔的塔底,中间是表格设计规范,塔尖才是基本操作及函数、VBA。如果没有良好的数据管理理念和操作习惯,一味去追求学习操作技巧和复杂的公式,往往导致空有理论却无法施展。沙地上是盖不起高楼的,初学者不要热衷于技巧而忽略了表格设计基本规范。

   遵循Excel六大原则

   使用Excel表格的目的就是对基础数据进行加工分析后,整理出需要的信息,然后制作出报表,提交给信息的最终使用者。数据量较大时,各环节中,最关键、最复杂,甚至直接决定最终报表质量的就是数据处理环节,因而,进行Excel表格设计时就要一切以数据加工为中心,始终以“为数据加工服务”为原则。基于此,罗惠民强调在Excel表格设计时要遵循六大原则。

   在实际工作中,要有良好的数据管理理念,先根据数据量的大小确定需要使用哪些类别的表格,然后根据表格的用途确定表格的类型,最后再确定各类表格的整体结构、布局。清单型表格的结构取决于数据的类型和复杂性,一定要结构简单、逻辑清晰、无冗余数据、以方便数据加工为原则;报表型表格以用户需求为原则,在清晰直观地反映信息的基础上,适当考虑报表使用者的习惯;其他型表格要以实用、效率为原则。

   “在设计表格时要问自己:此表是用于存储数据还是作为报表输出。如果用于存储基础数据,那么数据的格式、表格的结构和格式一定要有利于数据的加工分析,凡是不利于数据加工分析的结构和格式一律要摒弃。如果是报表输出则不必讲究,只要结构清晰、格式美观、直观地反映数据即可。”

   坚持一致性原则是要求表格内、表格之间的字段名称、数据类型、表格结构格式等要保持一致。具体来讲有三个基本要求:同物同名称、同表同格式、同列同格式。

   名称规范、格式规范是要遵循的第三个原则。表格中的各类数据使用规范的格式,数字就使用常规或数值型的格式,而不应使用文本型的格式。日期型数据不能输入201401062014.1.614.1.6等不规范的格式。否则在有日期型单元格进行运算时,将影响数据的加工处理,比如,数字使用文本格式,使用SUM函数求和时就把它视为字符串,求和结果为零。日期型数据输入类似“2014.1.6”就无法统计日期相隔天数,在使用透视表时无法对日期按月、季、年进行分组。

   罗惠民还谈到,有些时候,数据的来源不是手工输入,而是从其他系统导出,比如ERP系统、网银,这些系统导出的数据可能并不规范,比如数字是文本格式、数字后有空格、不可见字符,这时就需要按规范性原则转换成标准的数据。

   同一事项数据放在同一工作表、同一类型的工作表放在同一个工作簿、同一类工作簿放置在同一文件夹。“只有在数据录入时贯彻整体性原则,在统计分析数据、编辑修改公式时才会得心应手,不必为数据的移动、合并、无法批量修改公式而烦恼。”

   此外,还要遵循可扩展性原则,主要体现在编辑公式要有良好的可扩展性。“我们在编辑公式时,应考虑其扩展性,这样才能快速提高数据分析效率。编制公式时,单元格引用时应正确使用相对引用、绝对引用、混合引用,以便使用鼠标拖拉填充柄填充公式。”

   对清单型表格使用公式或数据透视表进行统计分析时,罗惠民建议将清单型表格设为列表(表格),这样当添加新记录时公式或透视表可自动将新增的记录包含进去,不必再手动修改公式的引用范围。

   “使用Excel处理数据时一定要注意数据的安全,否则轻则导致数据丢失,一切都要从头再来,重则造成数据录入错误、分析结果不正确,给公司带来经济损失,也影响自己的职业前途。”罗惠民特别强调要注意数据的安全。比如,要分发的表格一定要注意保护工作表,仅允许其他用户修改可以修改的单元格;如果引用了其他工作簿的数据,在不需要链接时就应断开链接,以免源表格被删除或移动后,造成本表数据丢失;断开链接的方法是点击【数据】选项卡→编辑链接→在弹出的“编辑链接”对话框点击右侧的“断开链接” 按钮。

   养成定期备份数据的习惯非常重要,罗惠民笑谈,“如果你发生过因表格损坏或因误操作而将原表格替换掉,导致辛苦几天做出来的表格眨眼间灰飞烟灭的悲剧,体会过那痛彻心扉的懊悔,你应该知道这习惯是多么的重要和必要。”

   除了保证数据安全不丢失之外,还要注意公司和个人信息的安全。不注意保护信息安全,可能会给公司和个人带来无可挽回的损失。“表格在对外发布之前,一定要检查有无敏感数据、有无不能提供的数据未删除。这些数据可能在隐藏的行列中、也可能在隐藏的工作表中。”

   罗惠民强调,关于信息安全,需要特别提醒的是,透视表是会隐藏明细数据的,即使已经将源文件删除。因而,在对外发送带有数据透视表的表格时一定要注意透视表的源文件是否有敏感数据,如果有敏感数据,建议将透视表转换为普通的表格,再对外发送。

   财务分析图表实战经验

   “工欲善其事,必先利其器”,有着丰富Excel使用技巧的罗惠民总结了很多实战经验。他建议,要善用辅助表格来简化图表的制作。辅助表格就是将原数据表进行转换或添加相应的辅助数据,来简化图表的制作。一些图表如果不使用辅助行列就很难绘制出来,比如价差量差分析图、各因素影响分析图、材料进销存对比图等等。

   还可以根据需要适当地设定垂直轴刻度适合的最大值、最小值,以突出或弱化数据的变化、对比,让图表来证明、强化财务分析的论点。与之类似,可以将图表压扁、拉窄,以突出或弱化数据的变化和对比。图表的网格线应细、颜色要淡,有时甚至可取消。垂直轴可取消,只标注刻度,如果有数据标签,也可以不要垂直(值)轴。

   此外,图表应尽量简化,在不影响图表阅读和理解的前提下,能删除的图表元素尽量删除。“图表可适当地美化,但注意不能美化过度,要避免花哨,要突出数据本身,而不是图表。因而不必使用图片来美化图表,除非更有助于理解数据的本质。”

   罗惠民指出,如非必要,尽量不要使用立体图,因为立体图设置不当可能会给人视觉上的错觉,引发读者对数据的误读,除非是有意识地要达到这种效果。如果各项目间不是为了比较,或突出特定项目,数据系列的颜色可采用同一颜色。比如各项目的销售收入,可使用同一颜色,而不必使用不同颜色。

   “为了便于阅读,可考虑直接标注折线图的各条折线,从而将注意力集中在比较图形上。条形图最好按大小顺序进行排列,因为这样让各项目的大小比较更直观,而且从视觉效果上来看,更美观。”罗惠民还介绍道,当需要多维度分析或展示数据时尽量使用动态图表,以简化图表的制作,也更方便展示。系列数据差异较大时,应该使用次坐标。如果使用同一垂直坐标,将无法看出销售价格的变化,使用次坐标就可圆满地解决此问题。

   出书心得

   谈起与Excel的“不解之缘”,罗惠民回忆,2000年底他开始使用Excel办公软件时,最初只是为了满足简单的办公需求,然而随着知识的积累和应用水平的提高,越发觉得Excel奇妙无穷。经过了一段时间的钻研,他用函数和公式成功编写了迷你记账软件(《逸凡账务系统》),帮助众多会计人员减轻了工作的负担,也获得了诸多网友的好评。当时颇感成就,觉得可以进行一些更大的尝试。后来,又设计了《逸凡工作簿合并助手》、《逸凡对账能手》两个免费的软件,陆续写了十几篇Excel方面的文章。“写这些文章既是为了与网友分享这些经验技巧,寻求一点成就感,也是对知识的整理,是深入学习的过程。”

   后来应机械工业出版社编辑邀请,罗惠民决定写一本Excel在财务方面应用的图书。为了能按时交稿并且发挥各自的优势,他还邀请同事钱勇一起写作。20151月,集结罗惠民多年Excel实战经验的《“偷懒”的技术:打造财务Excel达人》正式出版发行。

   罗惠民颇为感慨地表示,“数字有时只是一种手段,独立的数字常常没有任何意义,数字的背后,才是财务的真相。如何将这些真相抽丝剥茧展现在报表使用者的面前,是财务人员应该掌握的技能,而数字真相最直观的展现方法是图表。”而教财务人员如何将财务数据变成可视化的信息、如何制作典雅精致、商务气质的财务表格,亦是罗惠民的初衷。